PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN BPS PROVINSI RIAU TAHUN 2010 S.D. 2014

Pekanbaru (28/08/2023), Dalam rangka penerapan prinsip efektif dan efisiensi dalam tata kelola dokumen dan gudang, pada hari Senin, tanggal 28 Agustus 2023 bertempat di Halaman Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Riau telah dilaksanakan Pemusnahan Arsip Keuangan BPS Provinsi Riau tahun 2010 s.d. 2014 sebanyak 825 berkas, tercantum dalam daftar arsip yang dimusnahkan. Pelaksanaan pemusnahan dihadiri oleh Kepala BPS Provinsi Riau, Kepala Bagian Umum, Pejabat Pembuat Komitmen, Arsiparis Ahli Muda, Arsiparis Ahli Pertama, Penugasan Arsiparis Ahli Pertama, Direktur dan Wakil Direktur Bank Sampah Universitas Riau, serta beberapa orang saksi. Kegiatan pemusnahan dilaksanakan berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 1 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Pusat Statistik serta menindaklanjuti Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B-KN.00.03/283/2022 tanggal 17 Oktober 2022 perihal Persetujuan Pemusnahan Arsip dan Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 729 Tahun 2022 tanggal 20 Oktober 2022 tentang Pemusnahan Arsip Keuangan pada Badan Pusat Statistik Provinsi Riau. Pemusnahan arsip secara total dilakukan dengan cara dicacah menggunakan mesin pencacah Bank Sampah Universitas Riau sehingga tidak dikenal baik isi maupun bentuknya sebagai upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna, yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Pemusnahan Arsip Inaktif Fungsi Keuangan Tahun 2010 s.d. 2014 BPS Provinsi Riau yang tersimpan di gudang arsip yang retensinya telah melewati ketentuan atau sudah tidak bernilai guna lagi, telah dilaksanakan penilaian terhadap arsip tersebut oleh Tim Penilai Arsip Keuangan BPS Provinsi Riau dengan Nomor SK Kepala BPS Provinsi Riau Nomor 0317001/14/KPG/Tahun 2022 tanggal 17 Maret 2022 dengan anggota tim penilai terdiri dari Kepala Bagian Umum, Analis Pengelola Keuangan APBN Ahli Muda, Arsiparis Ahli Muda, dan Arsiparis Ahli Pertama BPS Provinsi Riau.

Adapun tahapan pelaksanaan kegiatan pelaksanaan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun di lingkungan BPS Provinsi Riau meliputi pembentukan panitia, pengadaan sarana dan prasarana, penentuan tanggal pelaksanaan, rapat persiapan pelaksanaan, permohonan persetujuan pemusnahan arsip, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, pelaksanaan pemusnahan, dan pembuatan laporan. Arsip yang tercipta pada pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi arsip vital BPS Provinsi Riau (Pasal 78 (2) PP No. 28 tahun 2012).